A Comunicação Interna tem a grande missão de promover o relacionamento positivo dentro de uma empresa. O seu objectivo principal é garantir que todos na empresa sejam participantes activos do modo como a organização pensa e age. Quando a Comunicação Interna não funciona, todos os elementos da organização têm a sensação de que é cada um por si. Há perda de interesse e motivação entre a equipa e, consequentemente, os níveis de produtividade baixam, a reputação externa também.
A COMUNICAR-se defende que, em primeiro lugar, é preciso organizar a empresa internamente para depois pensar na Comunicação Externa. Uma verdade absoluta, pois a relação entre colaboradores, a administração da empresa - bem como o conhecimento que os funcionários possuem da organização onde trabalham - ,reflecte-se directamente na imagem e na reputação exterior da empresa.
Por isso, é fundamental para uma empresa pensar na Comunicação Interna de forma estratégica. Investir na Comunicação Interna significa aumentar o diálogo, conhecer melhor os colaboradores, fazer crescer o espaço da comunicação oficial e diminuir os boatos.
Para além de combater o ruído e a desinformação, a Comunicação Interna tem o poder de facilitar a troca de ideias. Hoje em dia, as plataformas internas de comunicação viabilizam o diálogo não apenas entre colaboradores e a organização, mas também entre colegas de trabalho, agilizando a troca de informação e aumentando a produtividade.
Segundo um estudo elaborado pela SilkRoad, com 2012 organizações, 57% dos gestores entrevistados consideram as plataformas de Comunicação Interna como a Intranet, Facebook empresarial, skipe ou whatsapp, essenciais para gerar ideias inovadoras e criar proximidade entre a equipa. Para 55% dos líderes, é possível usá-las para “alinhar os empregados com as prioridades e metas da organização”. A verdade é que, quanto mais transparente e mais fácil o diálogo entre colaboradores e gestores, mais facilmente encontramos pessoas envolvidas com o objectivo da empresa e alinhadas com a cultura e mensagem da organização. Mas atenção, para trabalhar a comunicação com o seu público interno, é essencial que a empresa idealize antes qual o modelo e como será desenvolvido o processo de comunicação para que espelhe - de forma fiel e credível - a cultura organizacional da empresa.
5 regras fundamentais para o sucesso da Comunicação Interna:
#1 - Centralizar as informações
Se as informações estiverem dispersas e desconexas, fica mais difícil para que toda a equipa saiba sobre tudo. Do mesmo modo, se as informações são inacessíveis e precisam de ser constantemente reencaminhadas de uma pessoa para outra, a disponibilidade e o acesso a essas informações são praticamente nulos. Por isso, o melhor a fazer é centralizá-las e garantir o seu fácil acesso.
#2 - Investir numa comunicação de dois sentidos
Comunicar não é apenas falar, pois significa também ser capaz de ouvir. Partindo deste princípio, a Comunicação Interna da empresa deve ser feita em duas vias, ou seja, dois sentidos: a administração tanto comunica para os funcionários, como também ouve o que eles têm a dizer. Este diálogo tende a estimular a troca de novas ideias que podem ter potencial para melhorar os resultados da empresa.
#3 - Eliminar os ruídos de comunicação
Um dos grandes vilões da Comunicação Interna de uma empresa é o ruído na comunicação — aqueles momentos em que uma pessoa diz uma coisa, outra entende algo diferente e repassa essa informação para uma terceira pessoa. No final deste processo, a mensagem está distorcida e, por vezes, incorrecta. Este ruído de comunicação é também o responsável por gerar situações de intrigas e desentendimentos, o que prejudica, naturalmente, o ambiente de trabalho. Comunicações indirectas devem ser evitadas, devendo comunicar-se directamente com as pessoas de interesse.
#4 - Usar a tecnologia
A comunicação directa, verbal e presencial deve ser sempre a primeira opção. No entanto, a tecnologia também pode ser uma grande aliada para a Comunicação Interna das empresas. O recurso a plataformas digitais de conversação permite que toda a equipa consiga falar entre si de maneira imediata. A existência de um canal interno de comunicação, mesmo as redes sociais, se usadas com moderação, podem ser bastante úteis para uma comunicação mais acessível, próxima e positiva.
#5 - Levar a comunicação para fora da empresa
A comunicação é interna, mas não é imperativo que seja feita apenas dentro da empresa. Na verdade, sair do ambiente organizacional pode estimular ainda mais a criação de um canal aberto de diálogo. Para o efeito, poderão ser planeados eventos ou encontros fora da empresa, ao invés de fazer reuniões fechadas e entediantes. Está comprovado que no cenário “outside”, os colaboradores sentem-se mais livres para se expressarem e mais motivados com o trabalho.
Em suma: investir numa estratégia de Comunicação Interna eficaz é conquistar o envolvimento e a motivação da equipa e, desta forma, alcançar maior produtividade e sucesso. Aliás, a Comunicação Interna, assume-se como uma ferramenta preciosa no atual contexto pandémico. Com muitas equipas em teletrabalho, tornou-se vital o reforço dos canais de comunicação internos de uma empresa ou organização, e só uma Comunicação Interna musculada poderá manter os níveis de sucesso e a reputação perante os stakeholders.
Se precisar do aconselhamento profissional da COMUNICAR-se nesta área, já sabe, contacte-nos.
Raquel Garcez Pacheco | Communications Consultant at COMUNICAR-se