A frase "ser visto, para ser lembrado" faz todo o sentido, também, na comunicação empresarial.
Alguma vez deu por si a questionar-se: “A minha empresa está a desenvolver iniciativas relevantes. Como devo proceder para que tenham visibilidade na comunicação social?”
Se este é o caso da sua empresa, conheça o método mais adequado para comunicar com a imprensa.
Tente responder às seguintes questões para avaliar se está a comunicar corretamente:
Transmite a informação sobre as suas iniciativas aos meios de comunicação adequados?
Tem o contacto do jornalista e da secção que acompanha os assuntos que pretende comunicar?
As iniciativas da sua empresa têm relevância do ponto de vista noticioso? Têm atualidade, novidade e interesse nacional e não as comunica para alcançar mediatismo?
Se a maioria das suas respostas foi negativa, este artigo vai ajudar a mudar a sua relação com os media.
Para ultrapassar esta lacuna deve organizar uma estratégia de comunicação com os media de modo a atingir níveis de notoriedade mais elevados. A sua empresa deve procurar criar buzz em torno dela própria e das atividades que desenvolve. É importante para qualquer empresa estar presente na mente dos seus stakeholders e da sociedade em geral. Na prática, deve ter sempre em mente a máxima: “Ver e ser vista”. Caso contrário, arrisca-se a “desaparecer”.
Oito dicas para comunicar com os media:
1. Crie internamente um gabinete de comunicação ou recorra a uma agência; 2. Identifique os meios e jornalistas que cobrem temas relacionados com o setor social; 3. Desenvolva uma relação com esses jornalistas; 4. Selecione a informação a transmitir; 5. Envie comunicados e notas de imprensa; 6. Organize conferências de imprensa quando o assunto é mais relevante; 7. Disponibilize-se para dar entrevistas; 8. Antecipe a resposta a gestão de crises de informação.
1. Crie um gabinete de comunicação.
Um gabinete de comunicação gere a relação com a imprensa. Poderá ser interno ou subcontratado a uma agência de comunicação,
2. Encontre os meios e os jornalistas
Diretamente ou através da agência de comunicação, a sua instituição deverá identificar em cada meio (incluindo online) quem são os jornalistas que acompanham as matérias relacionadas com o seu setor de atividade. É desnecessário enviar um comunicado sobre uma ação de solidariedade relacionada com crianças para um jornalista que, por exemplo, só acompanha desporto. O jornalista recebe muita informação diariamente e não dá atenção a temas fora da sua área de cobertura.
3. Estabeleça uma relação com o jornalista
Deverá criar e desenvolver uma relação com o jornalista que identificou. Convocá-lo para as conferências de imprensa, estar disponível para esclarecer dúvidas, enviar a informação pedida e aceitar os pedidos de entrevistas. Não se esqueça que os jornalistas têm uma agenda própria e que, na maioria das situações, as notícias publicadas são escolhidas por eles ou pelos seus editores. Atenção: Não poderá impor a publicação da sua informação a um jornalista. Para isso, existem espaços comerciais onde pode comprar anúncios.
4. Selecione a informação a transmitir
Procure saber o que é considerado relevante para o jornalista e para o meio com o qual pretende comunicar. Uma notícia sobre uma ação de solidariedade num infantário dificilmente despertará o interesse num órgão especializado em economia. No entanto, poderá ajustar a informação e destacar, por exemplo, o investimento realizado ou o retorno estimado. A ausência de resposta poderá ser prejudicial numa situação futura. Se não tiver disponibilidade na ocasião (os prazos dos jornalistas são normalmente muito apertados) avise o jornalista. A colaboração ficará para uma próxima oportunidade e a relação com o jornalista não sofrerá qualquer dano.
5. Envie comunicados e notas de imprensa
Os press releases são ideais para transmitir regularmente informação aos jornalistas. Se ainda não construiu a sua base de contactos, envie o comunicado para o serviço de agenda ou para o chefe de redação. Contudo, modere a quantidade de comunicados enviados, já que se inundar a caixa de entrada dos jornalistas com comunicados corre o risco de criar “anticorpos”. Neste caso, quando divulgar algo realmente relevante passará despercebido. Não exagere também no follow up. Ligar simplesmente para perguntar se o jornalista “recebeu o press release?” é uma “pressão” desnecessária.
Como elaborar um press release:
Transmitir informação nova;
Apresentar um título curto e informativo;
Responder à regra apelidada no jornalismo como os “5 W”: quem, o quê, quando, onde, como e porquê;
Escrever no esquema de “pirâmide invertida”, ou seja, a informação mais relevante deve aparecer destacada no início do texto;
Distinguir os convites da informação;
Incluir a data do comunicado;
Encerrar com número de telefone, endereço de correio eletrónico, nome e o cargo do responsável a contactar. O jornalista pode precisar de informações adicionais.
6. Organize conferências de imprensa
Uma conferência de imprensa só deverá ser organizada quando há informação de elevada relevância para transmitir, caso contrário não consegue mobilizar jornalistas.
Quando organiza uma conferência de imprensa, certifique-se das datas (ou hora, no caso de diários) de fecho das edições, sobretudo dos meios que considera imprescindíveis, para evitar que o evento coincida com esses momentos de maior azáfama nas redações;
Envie antecipadamente o convite da conferência e, nesta situação, faça follow up. O jornalista poderá não ter tido ocasião de aceitar, mas tal não invalida que venha a marcar presença.
7. Conceda entrevistas
A sua empresa pode ser contactada para entrevistas. Esteja disponível. Podem ser entrevistas sobre a sua instituição ou breves comentários a assuntos da atualidade.
A iniciativa da entrevista poderá partir da sua empresa, cabendo sempre a última palavra sobre a relevância jornalística ao meio de comunicação. Prepare-se para as entrevistas.
Dicas para preparar a entrevista:
Avalie se é a pessoa certa para fazer os comentários ou conceder a entrevista ou se pretende delegar o papel de porta-voz noutra pessoa na sua organização;
Confirme o meio ao qual está a conceder a entrevista (televisão, rádio, imprensa escrita);
Compreenda o objetivo da entrevista;
Verifique detalhes operacionais como, por exemplo, se a entrevista é gravada, em direto, presencial ou por telefone;
Marque uma data e hora conveniente para ambos;
Antecipe algumas das perguntas e prepare as respostas.
8. Antecipe a gestão de crise
A qualquer momento a sua organização poderá ser confrontada com uma situação de crise. É importante antecipar e gerir essas situações. Se tiver uma relação regular com a imprensa será mais fácil gerir a situação. A comunicação com o jornalista não deve ser interrompida nestas situações. É aconselhável o discurso ser coerente dentro da organização, para não surgirem nos meios de comunicação informações contraditórias. Tenha sempre respostas preparadas. Se optar por não comentar, surgirá algo como “até à hora do fecho desta edição não foi possível obter declarações junto da organização Y” ou “a instituição X não quis prestar qualquer declaração”.