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5 DICAS PARA UMA COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL EFICAZ


A comunicação é importante para o sucesso de qualquer empresa. Por isso, para garantir que a sua empresa tenha uma excelente reputação no mercado, também é preciso ter em atenção à forma como os colaboradores comunicam com o exterior. Afinal, quando recebemos um e-mail repleto de erros de português ou com uma estrutura inadequada, ficamos com uma péssima impressão de quem enviou a mensagem, certo? Pois, o mesmo acontece com os seus clientes.

Fique atento às dicas para uma comunicação empresarial profissional e eficaz:

#1 Palavras impróprias

Existem empresas que adoptam uma comunicação mais informal com os seus clientes e parceiros (isso depende muito da área de negócio e do perfil do público-alvo). Mas, mesmo nesses casos, é preciso evitar palavras e expressões que possam confundir o diálogo ou reflectir negativamente na imagem da empresa. De uma forma geral, é importante evitar palavras de baixo calão, expressões que possam ter duplo sentido e palavras que possam deixar o discurso com um ar negativo.

#2 Palavras que devem ser usadas

“Obrigado”, “bom dia” e “estamos à disposição” são palavras e expressões que devem orientar a comunicação empresarial. Elas são adequadas tanto para empresas que adoptam um diálogo mais formal quanto para as que preferem uma conversa informal. A ideia é sempre passar uma imagem de profissionalismo, respeito e cordialidade – independente do tom escolhido. As palavras positivas devem ser usadas sempre que possível. Muitas vezes, é possível trocar o “não” por palavras e frases que ajudem a deixar a mensagem menos negativa. Por exemplo, a frase “Não temos o seu produto em stock” pode ser trocada por “O seu produto está indisponível no momento. Enviaremos um e-mail a avisar quando estiver em stock”. É muito importante primar pela objectividade e assertividade e nunca enganar o cliente.

#3 O diálogo não precisa de ser sempre formal

Uma dúvida comum é em relação ao tom da conversa. Para responder a esta pergunta, é preciso conhecer o público-alvo da empresa. Uma marca jovem, por exemplo, deve optar pela comunicação informal para se relacionar melhor com os seus clientes. O canal utilizado também influencia nesta resposta. As redes sociais permitem uma conversa mais informal. O que pode incluir emotions. Mas o profissionalismo deve fazer parte de todos os diálogos. Os erros de português também devem ser evitados sempre.

#4 A estrutura ideal dos e-mails

Muitas das conversas empresariais acontecem por meio dos e-mails, uma ferramenta prática e rápida de comunicação. Por isso, é preciso padronizar as mensagens enviadas. Para começar, é importante que todos os colaboradores tenham uma assinatura automática, com nome e cargo. Além disso, todos devem conhecer a estrutura de e-mail adoptada pela empresa. De forma geral, o e-mail deve seguir a ordem:

- Saudação

- Corpo da mensagem (o ideal é que o objectivo do contacto esteja claro logo nas primeiras linhas)

- Despedida (atenciosamente ou fico à disposição, por exemplo).

#5 Revisão, sempre!

É preciso ter cuidado com a comunicação empresarial sempre. Mas quando o diálogo acontece por meio de ferramentas escritas, a atenção deve ser redobrada. Uma boa revisão ajuda a garantir que não aconteçam falhas na comunicação. Leia e releia o seu texto para ter certeza de que todas as ideias estão claras e que a mensagem não tem erros de português. Verifique se não é possível resumir o texto, para deixá-lo mais objectivo e certifique-se de que todas as informações contidas no e-mail são relevantes. Prefira usar frases curtas, claras e concisas que possam ser mais facilmente compreendidas.

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